ダイイチレンタリース

ご存じですか? 1台のコピー機で複数部署でコピーカウントを使い分ける方法!

時々受けるこんな質問…

あまり使うシーンが少ないようで、たま~にあるこんな相談・・・

「むかしカードリーダーが付いたコピー機でカウントを使い分ける機能があったような記憶がありますが、そういった機種や機能のコピー機って今でもあるンですか?」

 

そう、1台のコピー機で部署ごとにコピーカウント枚数を分ける機能として確かにコピー機本体にオプションでカードリーダーを増設して、複数の各部署が専用のカード所有し、そのカードをコピー機に挿入してコピーする・・・

 

なんていう機能が確かにありました!!

目的は『明確な経費分け』

この機能の目的は単純にコピーカウントの経費を明確に仕分けるため!

 

1台のコピー機では通常、カウンターは1つだけで使用枚数の管理を行いますが、この専用カードがあればカードごとに印刷枚数が分けられるので、1台のコピー機を複数部署・・・・

 

場合によっては複数の会社で使う場合などでは非常に有効な機能だったのです♪

 

カードリーダー_1

こんなカードリーダーでした・・・・

 

専用カードはカードに開けられた凹凸の場所の違いで、カードの差異を識別する仕組みになっていて、読取り方式も“アナログ式”といった感じのモノでした。

 

ICカードは挿入せずにかざすだけでOK!

このカードリーダーもデジタル化されればカードにICチップが埋め込まれて、カードリーダーの形状も変わってICカードをかざすだけになりました☆

 

カードリーダー_2

 

そして今どきはカードなんて無くてもできます♪

現行のコピー機(複合機)にはまったく同じ機能ですが、ICカード不要の【ユーザー承認設定】という機能が標準装備されています!

 

ユーザー_認証

 

5ケタの暗証番号を予め設定すれば、使用する前に暗証番号を聞いてきます。

ココで自部門専用の5ケタの暗証番号を入力すれば、通常の操作画面が表示されて使用できるようになります。

 

 使い終わったら*キーを押してログアウトすればOK!

これで5ケタの暗証番号ごとにコピー機本体がコピーカウントを仕分けしてくれます☆

 

5つの操作(ステップ)でコピー機本体の操作パネル上で使用枚数の確認もできますし、暗証番号ごとに使ったカウント枚数の内訳を印刷する事も可能です♪

 

パソコンからの印刷物(プリントアウト)も仕分けできます!!

もちろん1台のコピー機で部署ごとのパソコンから印刷する場合でも、前述の5ケタの暗証番号さえあればプリントアウト(印刷物)の仕分けも可能です。

 

パソコンでプリンターの設定をする際に、前述と同じ部署ごとの5ケタの暗証番号を設定するだけでコピー印刷時と同様のカウント仕分けが可能となります♪

 

実例! 部署じゃなくて別会社でも使える機能!!

最近の実例では

「建設現場の仮設事務所で複数の建設会社が“共同企業体(JV)”として1台のカラー複合機を使用する際に経費分けをするのでコピーやプリントアウトを会社ごとに使い分けたいンですが・・・」

 

カンタンに会社ごとの使い分けができるのでお客様も大満足☆

特別なオプションを準備するワケではないので、機能だけでなく納期にもお喜びの声を頂きました!

 

 

 

以上、今回はカード不要で1台のコピー機(複合機)で使用カウントを部署や会社ごとに仕分けできる機能の【ユーザー承認設定】を紹介させて頂きました。

 

現行のコピー機(複合機)に標準装備された機能ですので、必要になった際にはぜひお使いのメーカーや販売店に相談してみて下さい♪

注)今回の記事内の機能は、メーカー・機種によって差異がありますのでご注意下さい。

 

 

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