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OA機器を活用してコミュニケーション促進

社内のコミュニケーションを促進すれば、組織力が高まり、生産性が向上すると言われています。ひいては業績UPや顧客満足度UPに直結するのが、コミュニケーション。OA機器の機能には、従業員間、あるいは顧客とのコミュニケーションを促進するものがたくさんあります。

たとえば、防犯のための「防犯カメラ」は、離れた支店・支社などに代表される拠点間の様子を把握するツールとして役立てることができ、カメラの映像はスマートフォンやタブレットでも確認できるため、外出先からそれを確認し、指示を出すことも可能です。

また、「テレビ(WEB)会議システム」は、打ち合わせや会議だけではなく日々の朝礼にも活用することができ、組織力を高めてくれます。

コミュニケーションを活性化するためのご提案は、「あなたと笑顔のAIDA(間)をつなぐ(LINK)」、AIDA LINKが最も得意とする分野です。

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例えば…
こんなことが可能に!

01防犯カメラで
遠隔コミュニケーション促進

たとえば、防犯のための「防犯カメラ」は、離れた支店・支社などに代表される拠点間の様子を把握するツールとして役立てることができ、カメラの映像はスマートフォンやタブレットでも確認できるため、外出先からそれを確認し、指示を出すことも可能です。

毎年同じことを言わなくて助かるわ

地方に拠点を置きながら、東京や大阪の大都市圏をはじめ全国に自社商品を展開している食品メーカーA社は、地方に置く本社以外、支店をもっておらず、組織のリーダー的存在が出張ばかりの日々。「不在の間、現場の様子がわからない」と不安に感じていた。そこで、社内の各所に防犯カメラを設置。終業時間にスマートフォンから部署の様子を映像で確認し、「●●くん、まだ残業しているの? その作業は明日でいいよ」などと指示を出せるようになった。具体的な指示から部下を思いやるひとことまでかけられるようになり、部下からの信頼もUPした。

気の利くお店で 助かるよ

コンビニエンスストアを経営しているBさん。近隣に3店舗をかけもちするオーナーで、それぞれの様子が気になって行ったり来たり。移動時間のロスがもったいし、自分が店にいない時間の様子も気になるないと感じ始め、防犯カメラの映像をタブレットで確認できるようにした。右往左往せずに各店舗の様子をいつでも見ることができ、気になったことはその場で指示することが可能。従業員それぞれとのコミュニケーションも増え、昼夜問わず働いていた自らの“働き方改革”も実現できた。

02テレビ会議システムで
組織力UP!

「テレビ(WEB)会議システム」は、打ち合わせや会議はもちろん日々の朝礼にも活用することができ、組織力を高めてくれます。

毎年同じことを言わなくて助かるわ

県内に5つのグループ店を持つ居酒屋。本部からの指示や要望はメールで各店舗に配信して共有していたが、文字では伝わらない「温度」があると気づき、定例会議をスタート。一斉に共有できるよう各店舗をテレビ電話でつなぎ、表情や声のトーンで思いを伝えられるようになった。本部の気持ちが伝わることで、各店舗のスタッフのモチベーションが上がり、気軽な相談事も増え、結果的に売上もUPした。

気の利くお店で 助かるよ

東京に本社を置くECサイト運営会社が、注文やお問い合わせに対応するコールセンター業務を全国に展開。顧客対応についての研修をたびたび東京で行っていたが、テレビ会議を使い全国一斉に行うことに。気軽にできるので研修の頻度が増え、いちどに多くのスタッフに共有すべきことを伝えられるようになった。

03ビジネスホンの外線転送機能導入で
繋がりたい人と繋がるように

業務の都合でほとんど社内にいないスタッフとスムーズに連絡を取り合うなら、会社からスマートフォンや携帯電話を支給するのが一般的になっています。さらに最近は、会社で受けた外線をスマートフォンに転送する機能を導入する例も増えており、外出先のスタッフや在宅ワーカーとのコミュニケーションを促進してくれます。

毎年同じことを言わなくて助かるわ

フレンチレストランを経営するCさんは、お店のことはマネージャーや料理人にまかせ、店舗にはいつも不在。たくさん舞い込む取材依頼も、マネージャーがいったん内容を聞きCさんに相談してから返事をする流れで、とても時間がかかっていた。スムーズに対応できるよう、外線をCさんのスマートフォンに転送できるビジネスホンを導入。スケジュール調整がサクサク進むうえ、Cさんが直接やりとりすることで内容の行き違いもなくなった。

気の利くお店で 助かるよ

住宅メーカーの営業Dさん。平日は展示場で接客を担当している間、社内から週末のアポイントが次々舞い込む。事務所の受付がお客さんの依頼を受け、Dさんの予定を確認してお客さんに折り返し電話をかけていたが、依頼が舞い込んだらDさんに直接転送することができるビジネスホンを導入。受付と営業スタッフとのやりとりがサクサク進み、お客さんの「待つ」ストレスが減り満足度UPにも繋げられた。

04オフィスの模様替えでOA機器も見直し!
リフレッシュエリアが誕生

そもそも、社内のネットワーク・OA機器環境はあなたのオフィスに最適なものになっているでしょうか? 長年大切に使ってきたOA機器も、時代の流れに取り残され使用頻度が減っていたり、まったく使わなくなっていたり、しませんか? 思い切って、OA機器すべてを会社のワークスタイルに合わせて見直してみるのもひとつの手段。生まれたスペースをリフレッシエリアやマグネットエリアに改装すれば、コミュニケーションも促進されるはずです。

理が簡単で時間にゆとりが!

広告や看板の制作などを請け負うE社。これまでコピー機やFAXを何台も導入していたけど、パソコンでデータ化したやりとりが主流になった今、見直してみるとほとんど使っていないOA機器がたくさん。そこで、思い切って社内の模様替えをすることに! コピー機の台数を減らし、最適なネットワーク環境を再構築。省スペースが実現し、あらたに生まれたスペースをリフレッシュエリアに改装。気軽にコーヒーを飲みながらミーティングや休憩ができる空間が生まれ、社員間のコミュニケーションが促進された。

LINE UPコミュニケーション促進を実現する
商品ラインナップ

ビジネスホンで
コミュニケーション促進

  • ●デスクを離席している社員とリアルタイムで連絡がとれる
  • ●外出している社員と連絡がとりやすい
  • ●外出している社員に音声・映像の転送ができる
  • ●着信を逃さずビジネスチャンスにつなげる
  • ●リピーターの顧客の満足度をさらに高められる など
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こんなお悩みを解決

  • 忙しい担当者となかなか連絡がつかない
  • 伝言を迅速かつ正確に伝えたい
  • 全社員に一斉伝達したい
  • 電話の回線数を増やしたい
  • 在宅ワーカーと密にコミュニケーションを取りたい など
コミュニケーション促進のメリット
1広範囲に周知可能

いちどに全員に知らせたいことがあるときに役立つ機能。スマートフォンやPHSを携帯できない職場、通信環境が良くない場所、騒がしく着信に気づきにくい環境などでは便利です。

2低コストを実現

「多くの社員にPHSを持たせる予算がない」など、コスト削減を目指すときに便利です。

3姿が見えない人にも周知できる

社内にいることはわかっているものの、姿が見えない人へ電話がかかってきたときに便利。どこにいるかを探す手間やストレスがありません。

こんな職場におすすめ
  • 構内に音が多く携帯やスマホ、PHSの着信に気づきにくい企業、工場
  • 敷地が広く建物、フロアが多い企業、工場
  • 社員携帯・スマートフォン・PHSの導入予算をかけたくない企業 など
コミュニケーション促進のメリット
1ビジネスチャンスを逃さない

同じ番号にかかってきた複数の回線に応対できるので、通話中の「プーップーッ」にならず繋がりやすく、チャンスロスを減らせます。

こんな職場におすすめ
  • 社員数の多い企業
  • 電話応対の機会が多い企業
  • コールセンターを持つ企業
  • 部署ごとに電話番号を変えたい企業
  • 同じ番号に複数の相手やエンドユーザーからいちどに電話がかかってくる企業 など
コミュニケーション促進のメリット
1内線での拠点間通信が可能

県外の事務所や、在宅ワーカーと内線でのやりとりが可能です。

こんな職場におすすめ
  • コールセンターを持つ企業
  • 県外に無人事務所を構える企業
  • リモートワーカー
  • 在宅ワーカー など
コミュニケーション促進のメリット
1スピーディーに対応できる

その場で電話に対応できるので、電話の相手のストレスを軽減。

2業務効率化にもつながる

リアルタイムで応答できれば、サクサク仕事が片付いて業務効率UP!

こんな職場におすすめ
  • 外出・外まわりの社員が多い企業
  • 電話応対の機会が多い企業
  • 受付窓口があり社員へ電話を繋ぐ企業
  • 伝言をすることが多い企業 など
コミュニケーション促進のメリット
1メモ代わりに使える

一言一句、会話の内容が漏れなく記録できます。

2相手の「温度感」が伝言できる

手書きのメモでは残せない、相手の声のトーンや語気、感情までそのまま伝言できます。それによって、迅速な対応をすべきかどうかがわかるので、リスクを回避できます。

3教育ツールとして活用

電話応対での顧客満足度を上げるため、録音した音声を社員教育のツールとして活用。品質向上を目指せます。

こんな職場におすすめ
  • 電話応対の数が多い企業
  • 受付窓口を設置している企業
  • 外まわりのスタッフが多い企業 など
コミュニケーション促進のメリット
1ランニングコストがかからない

月々の通話料金が削減できます

2外線・内線の両方がつながる

事務所で受けた外線を、担当者の持っているPHSに転送することが可能。居場所を探す必要がなく、さらに電話の相手を長く待たせずに済みます。

こんな職場におすすめ
  • 敷地が広い施設や企業例:病院、ホテル、工場 など
コミュニケーション促進のメリット
1相手がつかまらないストレスを軽減

PHSの使用がアンテナ圏内に限られるのと比べ、FMCなら日本全国どこでも公衆網で繋がります。全国どこにいても内線の転送が可能なので繋がらないストレスから解放されます。

2急用にも対応可能

会社にかかってきた電話を携帯電話で受けられるため、オフィスや事務所に誰もいなくても大丈夫。チャンスロスもありません。

こんな職場におすすめ
  • 敷地が広い施設や企業例:病院、ホテル、工場 など
  • 職場に人がいなくなる時間帯がある企業例:人数が少ない会社、営業所を持つ会社 など
コミュニケーション促進のメリット
1スムーズな対応が可能

着信するごとにそれが一覧できるので、誰が対応すべきか明確。前任者がいない場合も過去の状況が把握できるので対応がスムーズです。

2顧客満足度UPに繋がる

電話越しながら丁寧な接客ができ、特にリピーターのお客さまには「覚えてくれている!」という特別感を感じていただけます。

こんな職場におすすめ
  • リピーターが多い店舗例:美容室、ケーキ屋、和菓子屋、飲食店、ホテル、書店、その他サービス業全般 など

ナースコールで
コミュニケーション促進

  • ●職員同士のコミュニケーションが取れる
  • ●患者さんとコミュニケーションが取れる
  • ●会話で呼び出しの緊急度がわかる
  • ●看護師が少ない夜間の業務負担を軽減できる など
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こんなお悩みを解決

  • ナースコールの緊急度を把握したい
  • 呼び出しに備えてナースセンターから離れられない など
コミュニケーション促進のメリット
1音声通話が可能

呼び出しをした患者さんと直接会話ができるので「病室まで行かなくていい用事だった」「病室に駆けつけたが、処置に必要なものを取りに戻ることになった」というタイムラグを減らすことができます。

2ストレスを軽減できる

要件をあらかじめ把握してから動けるので、スムーズな対応ができ、患者さんと看護師双方のストレスを軽減できます。

3夜間の業務負担を軽減

夜間の勤務は看護師の数が少ないため、「どうしても行き届かない」という声多数。そんなときにも、ナースコールへの応答で、緊急性を要するものから優先順位をつけて業務にあたることができます。

コミュニケーション促進のメリット
1ナースセンターを離れても安心

いちばんのメリットは、ナースセンターに看護師が不在でも患者さんの呼び出しに応対できること。業務に追われるなか、ナースセンターから離れても大丈夫だという安心感が生まれます。

2患者さんのSOSに迅速に対応できる

別の患者さんの処置中でも、ナースコールがホスピテルで受けられるため対応が迅速。どの部屋から呼ばれたのかも一目瞭然です。生体情報モニターなどとも連動しているので、その異常にも迅速に気づくことができます。

3電子カルテと連動

電子カルテの情報を、ナースコールの画面に転送することが可能。正確な情報の把握が、正確な処置につながります。

4時間外来訪者のドアホンにも対応可能

親機で夜間通用口の解錠・施錠が可能。来訪者を映像で確認し、ナースコールで応答できます。

こんな職場におすすめ
  • 病院・福祉施設とくによく院内を動きまわるスタッフの方々など※大分県内の病院の約15%がAIDA LINKのホスピテルを導入しています
コミュニケーション促進のメリット
1患者さんのSOSに迅速に対応できる

ランプで呼び出しを視認できるので、どの患者さんからの呼び出しか一目瞭然。ナースセンターから離れているときこそ、そばにいる看護師が迅速に対応できます。

こんな職場におすすめ
  • 病院・福祉施設

UTM(セキュリティルーター)で
コミュニケーション促進

  • ●社員の勤務状況を把握して適切な声かけができる
  • ●社員の勤務状況を把握して業務改善ができる
  • ●社員の悩みを知りフォローができる
  • ●社員の離職を食い止めることができる など
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こんなお悩みを解決

  • 健全な業務時間を徹底したい
  • 人には言えない悩みを抱えている社員がいないか知りたい など
UTM(セキュリティルーター)とは

UTMには、各端末のログ分析(コンピュータの利用状況、データ通信の履歴など)ができるという監視機能があります。インターネットの閲覧履歴や、メールの送受信などが行われた日時などの記録を見て、社員の勤務状況や思考を察知することができます。

コミュニケーション促進のメリット
1実質の勤務状況を把握できる

残業時間が限られていたり禁止されていたりするのに業務が終わらない場合、社員がタイムカードで正確な勤務時間を記録せず、操作をしているケースがあります。UTMから端末のログ分析をすれば、実際には何時まで働いていたのかがわかるので、「あまり遅くまで頑張りすぎるなよ」「別の人に任せたらどうか?」など、負担がかかっている社員に声かけをすることができます。

2離職を未然に防ぐ精神的フォローが可能

会社のインターネットで転職先を探しているとか、最悪の場合「自殺」「仕事が辛い」「体調が悪い」など、精神状態が良くないことを連想させるキーワードで検索をしていることがわかった場合、そうとは知らないふりをしながらフォローを入れることができます。

こんな職場におすすめ
  • パソコンを導入しているすべての企業
  • セキュリティ管理者がいない企業
  • 働き方改革を進めたい企業 など※大手企業との取引を始める場合、UTMの導入が条件となっている場合もあります

防犯カメラで
コミュニケーション促進

  • ●見えない部分を見るために活用できる
  • ●遠隔地の様子が双方向で可視化できる
  • ●業務改善に役立つ
  • ●カメラの映像がスマートフォン・タブレットで見られる など
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こんなお悩みを解決

  • 遠隔地にある支社、支店の様子が知りたい
  • 万が一の事故・ミスの現場を確認したい など
移動も少なく効率アップ
コミュニケーション促進のメリット
1遠隔地の様子が見える

支店や支社を持つ会社など、拠点間が離れている場合は、同じ会社でありながら他拠点の様子を把握できません。防犯カメラを活用すれば、遠隔地でも社内の動きが見え、コミュニケーションや連携が取りやすくなります。

2外出先からオフィスの様子を確認できる

スマートフォンやタブレットと連動するシステムを導入すれば、外出が多くても出先から社内の様子を確認し、適切な指示が出せます。

3社員教育のツールとして活用

ミスやクレームを受けた場面が記録されていれば、映像を見ながら何が悪かったのか、どう対処すればよかったのか振り返ることができるので、社員教育の一助に。顧客とのコミュニケーション改善に役立ちます。

こんな職場におすすめ
  • 本社のほかに支店、支社など拠点を持つ企業
  • 敷地や建物が広く、ワンフロアでないオフィス
  • 外出する社員・スタッフが多い企業 など

テレビ会議(WEB会議)システムで
コミュニケーション促進

  • ●支店、支社の社員も全員一斉に朝礼ができる
  • ●会議・打ち合わせが頻繁にできる
  • ●映像が見られるので電話よりもリアルな会話が可能
  • ●複数拠点から複数人が一斉に参加できる など
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こんなお悩みを解決

  • 顔を突き合わせて一斉に情報を共有したい
  • 会話するだけではなく雰囲気も感じたい
  • いちどに複数の社員と会話したい など
出張費用も削減効率アップ
コミュニケーション促進のメリット
1拠点間の一斉朝礼が可能

朝礼は、大切な情報を共有したり社員のモチベーションを上げたりして、組織力を高める重要な場。テレビ会議システムを利用すれば、離れた拠点間での一斉朝礼が可能で、顔を合わせて情報を共有できる安心感があります。

2同時に複数の人と顔を見ながら話せる

映像や音声のタイムラグがなく、誰が話しているかもクリア。目の前にいる人と会話しているかのように、自然なやりとりができます。

3在宅スタッフとのやりとりに活用できる

子育て中、あるいは出勤スタイルが自由な場合などで在宅勤務のスタッフとも密にコミュニケーションをとることができます。

こんな職場におすすめ
  • 支店や支社の多い企業
  • 出張の多い企業
  • 打ち合わせ・会議の多い企業
  • 在宅スタッフがいる企業 など

モバロケで
コミュニケーション促進

  • ●個別通話・一斉通話の両方が可能
  • ●業務連絡のスピードをUPできる
  • ●誰がどこにいるのか位置を把握できる
  • ●お客さまの待ち時間を連絡できる(タクシー・代行)など
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こんなお悩みを解決

  • 車両の居場所を今すぐ把握したい
  • 業務連絡のスピードをUPさせたい
  • ドライバーに一斉連絡をしたい など
本部と連絡にストレスなし
コミュニケーション促進のメリット
1全ドライバーに一斉連絡ができる

無線を通じて、モバロケを搭載したドライバー間の一斉通話が可能です。

2配車がスムーズになる

位置情報が把握できるので、代行、タクシーなどはスムーズに適材適所の配車をすることができます。配車担当の社員は、ドライバーにお客さんの待ち時間も伝えられるので、「たいへんお待たせしました」など、配慮のあるひとことをかければお客さんとのコミュニケーションも生まれます。

こんな職場におすすめ
  • タクシー・バス・トラック運送会社
  • 営業系の企業
  • 保育園・幼稚園・学校の送迎バス

コピー機・複合機で
コミュニケーション促進

  • ●コピー機から印刷データをメールできる
  • ●完成形に近い印刷物の確認ができる など
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こんなお悩みを解決

  • FAXよりクリアな状態で書類を送りたい
  • 印刷データを見やすい状態で確認してもらいたい など
管理は楽だしスピーディー!
コミュニケーション促進のメリット
1書類のミスを防ぐ

書類や印刷データを顧客などに確認してもらう必要がある場合、FAXよりも、カラーでデータ化したPDFデータのほうが写真も文字も実際の印刷物に近い状態で確認できるため、顧客との密なやりとりでリアルなすり合わせが可能。結果、ミスを防ぐこともできます。

2業務スピードが改善できる

コピー機でスキャンしたデータをパソコンから確認し、メールでクライアントに送信が可能。資料をわざわざ持参する時間を省くことができ、業務スピードが格段にあがります。データを送信するほうが、FAXよりも鮮明だという利点もあります。

こんな職場におすすめ
  • コピー機を導入しているすべての企業
  • 見積り、仕様書、発注書、企画書など書類のやりとりが多い企業
  • デザイン確認などが必要な広報部を持つ企業、制作会社 など

入退室管理で
コミュニケーション促進

  • ●センサーと連動させて顧客の来店を知らせる
  • ●来店したお客さまをお待たせしない など
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こんなお悩みを解決

  • 来店客を逃したくない
  • 事務所で来客を察知したい など
スマホでの入退室は便利!
コミュニケーション促進のメリット
1チャンスロスをなくす

来客を逃さずキャッチできるので、チャンスロスがありません。

こんな職場におすすめ
  • 来店数が少なく、バックヤードにいることが多い店舗 など