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ビジネスに必要不可欠な通信コミュニケーション!

販売・短期レンタルにも対応ビジネスホン

ビジネスホンによるソリューションを実例でご紹介。多くの企業で利用されている【ビジネスホン】。実は「電話をかける、受ける」だけではなく、業務を効率化・円滑化できる大変便利な機能が多く備わっています。ビジネスホンの機能を、お客様の困りごとに合わせてチョイスし、提案するのがAIDA LINKの強みです!

ビジネスホン

そもそもビジネスホンとは?

【ビジネスホン】とは複数の外線・内線を共有して制御できる、業務用の電話システムです。
一般的な家庭用電話機とは収容できる回線数や電話機の数もまったく異なります。

ビジネスホンの主装置(交換機)ってなに?その寿命は?

ビジネスホンには「主装置」というものがあり、この主装置がなければ動作しません。

主装置は外線と内線、また内線同士をつなぐ、いわゆる「交換機」。少ない回線を多くの電話機で共有できたり電話帳の番号データの記憶なども行ってくれます。
主装置の内部には電源や外線、内線などの各ユニットや他機能のユニットが収まっている、いわゆるビジネスホンを動かすためのいわば「心臓部」にあたるものです。

主装置の耐用年数は、機種にもよりますが基本的には7年が目安。設定環境などによっては多少違いはあるかもしれませんが、7年が更新のタイミングだといえます。

ビジネスホンの主装置(交換機)ってなに?その寿命は?
ビジネスホンと家庭用電話機の違いとは?

ビジネスホンと家庭用電話機は、構造も使い方も大きく異なります。

1回線につき1台が家庭用電話機

【家庭用電話機】とは1つの外線(1つの番号)で使用するタイプの通信機器のことをいいます。

最近では子機付のタイプが主流となっており、家のなかに電話機が何台もあったりしますが、外線は1回線なので、どれかの電話機が使用中(通話やFAXなど)だと、他からは発着信できません。あくまでも1回線1台の利用に限られるのが最大の特徴です。

1回線につき1台が家庭用電話機
複数の回線を複数の端末機で使用できるのがビジネスホン

これに対して【ビジネスホン】は、複数の回線を「主装置」にまとめ、複数の電話機(端末機)へと振り分けることができます。

ビジネスホンが8台ある会社であれば、電話回線数自体が3回線だとしても、8台の電話機で受信することが可能です。

複数の回線を複数の端末機で使用できるのがビジネスホン

オフィスにビジネスホンを
導入するメリット

【ビジネスホン】とは複数の外線・内線を共有して制御できる、業務用の電話システムです。
一般的な家庭用電話機とは収容できる回線数や電話機の数もまったく異なります。

1. 回線を共用して効率よく電話の発着信、転送ができる

少ない回線でも複数の電話機で発着信ができるので、社員数や部屋数などに応じて電話回線を契約する必要がありません。

また複数の電話機を同時に鳴らすことができるので、多くの電話がかかる機会の多い業種などでは担当者が電話に出ることができない場合でも、他の社員が代わりに電話を取ることができます。


2. 複数の電話番号を1つの電話機で受けることができる

先に述べたように家庭用電話機の場合、1回線で1つの番号を使用しますが、ビジネスホンは複数の電話番号を1つの電話機で受けとることができます。


3.内線通話できるので業務効率がアップ

社員の内線通話としても利用できるので、フロアが異なるオフィスなどではとても便利です。また外線電話を内線を通じて転送もできるため、電話の取り次ぎもスムーズに行えます。


4. 通信費のコストダウンがはかれる

ビジネスホンは電話回線の数が少なくても、多くの電話機で対応することができますので、電話回線にかかるコストの削減が見込めます。

実例①
時間外転送の機能で営業時間外の対応が大きく変わった!

社員約60名ほどのある空調・水道関連の工事会社であるA社さん(の例をご紹介します)。

こちらでは約40台のビジネスホンを10年前から導入していただいているのですが、
ビジネスホンの買い替えのご相談を受けていた際に、思わぬ課題が浮上していることを知りました。

電話担当は就業時間終了後や休日も当番制で対応

空調や水道の工事という業種柄、就業時間内はもちろん、17時以降の就業時間外もお客様から急なトラブルの依頼やその他の問い合わせ連絡が多くあるため、A社では17〜19時までは当番制で社員が電話対応をしていました。

さらに隔週土曜日と毎週日曜日が休業日なのですがこの休業日についても、いわゆる「電話番」としてスタッフが当番制で出勤するという仕組みを作られていたのです。

電話担当は就業時間終了後や休日も当番制で対応
「本当に社員のための働き方なのか?」という課題

A社はクライアントの急なお困りごとにも対応できるよう、サービスの一環として「当番制」を導入していましたが、昨今の「働き方改革」が重要視されるなかで

  • 「当番手当があるとはいえ、このようなスタイルを続けていって良いものか?」
  • 「当番制が社員の日常を拘束し負担になっていないか?」
  • 「できれば休業日や就業時間外は、社員に休んでもらうことはできないか?」

というような改善点が浮上してきたのです。

【時間外転送】の導入で時間外は音声対応!

そこでA社に提案させていただいたのがビジネスホンの【時間外転送】です。

これは基本的に就業時間外や休業日の外線を音声ガイダンスを設定し、問い合わせに応じて対応してもらう仕組みになります。

例えば…
営業関連の問い合わせなら「1」、工事関連についてなら「2」などとアナウンスされ、外線をかけたお客様の用件が自動録音されます。

【時間外転送】の導入で時間外は音声対応!
【時間外転送】の導入で時間外は音声対応!

そして、自動録音された用件は1であれば営業担当者、2なら工事担当者の携帯電話へと連絡が入り、各担当者から折り返しお客様に連絡ができるというものです。

もちろん故障など緊急を要する連絡などは、故障担当者に録音内容が自動的に転送される仕組みなので、お客様のご要望を取りこぼすこともありません。

導入後は当番が出勤せずとも時間外の対応も円滑に!

【時間外転送】を活用したことでA社の「業務時間外」の対応が大きく変わり、次のようなメリットをることができました。

  • 17時以降や休日に当番が「電話当番」として出勤しなくてもよくなったので、基本的にはどの社員も休日は、しっかりと休みをとることができるようになった。
  • ・お客様からの録音内容が自分の携帯電話で聞くことができるため、用件の重要度や緊急度をそれぞれの担当者がまず最初に把握してから対応できるようになった。

というような改善点が浮上してきたのです。

人件費を抑えることができ経営的にもメリット大

A社にとって時間外転送を導入したことは社員の働き方へのメリットだけではありません。経営という視点からみても大きなメリットがあったのです。

従来おこなっていた当番制は、当然のことながらスタッフには「時間外手当(当番手当)」を支払っていました。しかし導入後は「当番制」の制度がなくなり、会社としても年間の人件費を大幅に削減することができたのです。

人件費を抑えることができ経営的にもメリット大
人件費を抑えることができ経営的にもメリット大

もちろん時間外転送に対応するための設備投資などはありましたが、それでも長期的な目線で見ると経営におけるコスト削減へとつながり、大きなメリットのひとつとなったようです。

実例②
ビジネスホンの機能を使って営業マンの携帯を1台にまとめられた

◯◯◯◯◯◯◯の製造工場を営むB社。
その工場の規模は第1〜3工場まであり、約60人のスタッフが広い工場内で働いている会社さんです。

スタッフは、工場のある広い敷地内を歩きまわりながら業務をおこなうことも多いため、
業務進行の連絡手段として構内専用の内線PHSコードレスを利用されていました。

構内専用のPHS、会社携帯の「2台持ち」という不便さ

PHSを利用していた理由としては、工場内のどこにいても内線がつながるのでとても便利という点と、PHS同士や事務所との通話は内線なので無料で通話できるという点でした。

しかしスタッフのなかには、PHSとは別に、打合せなど外出先での連絡ツールとして会社から携帯電話も支給されている方が多く、いわゆる端末の「2台持ち」という状態の人も。これは持ち歩くにもかさばり、不便さを感じていたようです。

構内専用のPHS、会社携帯の「2台持ち」という不便さ
会社にかかってきた電話を受けた人も2台にかけるという手間

携帯とPHSを持つ人の不便さだけでなく、課題は事務所にかかってくる外線電話の対応する事務員さんにも手間ががかってしまうという点が挙げられました。

たとえば…

B社事務員:「はいB社でございます」

お客様:「◯☓商事のものですが、担当の□□さんはいますか?」

B社事務員:「申し訳ありません。□□は、ただいま席をはずしておりますのでこちらから折り返し連絡させていただきます」

そして事務員さんは□□さんのPHSに連絡をします。しかし□□さんはどうやら外出中で応答がありません。
さらに今度は、外まわり用の携帯電話に連絡。そしてようやく事務員さんは□□さんと連絡がとれ、お客様から連絡があったことを伝えることができたのです。

会社にかかってきた電話を受けた人も2台にかけるという手間

…どうでしょう?このようなやりとり。事務員さんは□□さんに外線電話の用件を伝えるために、PHSと携帯の2台に連絡をとるという手間がかかるのです。
このような事例は、B社に限らず日常的に発生している企業様も多いのではないでしょうか。

事務員さんにとっても、電話応対は業務とはいえ、これが一日に何件も行う行為になると考えると、結構な負担になりますよね?

どこにいても内線から呼び出せる効率的なシステム【携帯内線サービス】

「かかってきた電話を1つの番号ですぐに連絡できたら便利なのに」というB社の課題解決のために取り入れたのが【携帯内線サービス】というものです。

【携帯内線サービス】を利用すれば社内にいても外出先でも、会社携帯で内線発着信や保留・転送などの機能を利用できるというものです。

どこにいても内線から呼び出せる効率的なシステム【携帯内線サービス】
通話の利便性向上や通信コスト削減などメリット大!

携帯内線サービスを利用すると次のようなさまざまなメリットがあります。

  • ①外出先の携帯電話とオフィスの電話が内線番号で発着信できる

    最大のメリットはオフィスの「内線番号」で連絡をとりたい相手が、社内でも社外にいても、そのまま相手に連絡ができるという点。固定電話から外線へ、電話をかけなおすという手間を省くことができます。

  • ②通信コストを削減できる

    料金は定額プランにより、通話料金が無料になるので通信コストの削減になります。会社から外出中の社員に連絡することが多い企業にとっては、大幅なコストダウンが見込めます。

  • ➂大掛かりな工事は不要。初期導入コストの負担も抑えられます

    大掛かりな配線工事などは必要ないため、導入のためのコストも極力抑えることができます。

電話を受けた人もかけた人にも。社内の通話コミュニケーションが円滑に!

【携帯内線サービス】の導入をした結果、B社には次のようなメリットが生まれたのです。

社内で電話を取り次いだ人も、連絡を受けた人も、ストレスが軽減し業務効率もアップ

導入前は外線電話がかかってきたときは電話を受けた人は、対象者となる相手に内線で連絡がとれない場合、再度、相手の携帯電話に連絡しなおすという作業をしなければなりませんでしたが、【携帯内線サービス】を導入したことで、内線番号をダイヤルすれば、相手が社内・外出先を問わず連絡できるようになりました。

電話を受けた人もかけた人にも。社内の通話コミュニケーションが円滑に!
電話を受けた人もかけた人にも。社内の通話コミュニケーションが円滑に!

これで社内で電話を取り次いだ人社員も、その連絡を受ける社員の手間とストレスを減らすことができました。
もちろん、社内間の通話が円滑になったことで、外線からかけてきたお客様など相手の方にも迅速な対応ができ、お客様とのコミュニケーションを良好にすることにもつながりました

実例③
インカムと連動することで情報の共有が飛躍的に効率アップ!

多くの介護者のケアを行っている介護施設C所。福祉・介護の世界でも人手不足がささやかれるなか、ある介護施設でもスタッフは入所者の方の対応に日々走り回り忙しい業務を分担しておこなっています。そこでスタッフ間の情報共有として利用されていたのが「PHSコードレス電話機」でした。

しかし、たとえば入所者さんの入浴介助などのお世話をしているときは、手が空かないためPHSからの連絡をすぐに受け取ることができず、入所者の方からのコールや、円滑な情報の伝達ややりとりできないというのが課題となっていました。

ナースコールと連動型のインカムを導入

そこで導入したのがナースコール連動型の「インカム」です。現在、多くの医療・福祉施設現場で利用されているのがナースコール連動型のPHSコードレスですが、スタッフは情報共有をしたくても看護・介護の主業務で手が空かずPHSからの情報をすぐに聞くことができないという点がありました。

そこで業務の手を止めることなく、各スタッフや患者・入所者の方々との情報共有ができるのが、ナースコールと連動したインカムなのです。

ナースコールと連動型のインカムを導入
介護の現場で働くスタッフの負担やストレスを軽減することができた

ナースコールと連動したインカムを導入することで、次のようなメリットを得ることができます。

  • ①スタッフへ一斉に情報の伝達・共有ができる

    インカムを利用することで患者様や入所者さまの状態・状況などをスタッフ全員が有しておくべき情報を一斉に知ることができます。

  • ②手が離せない状態でもナースコールと連動しているので緊急時も即座に対応

    患者様や入所者様への対応・ケア中で手がはなせない状況でも、ナースコールと連動しているので、緊急時などにも迅速に対応できます。

  • ➂グループウェアとしての活用が可能

    施設が複数のフロア環境の場合でも、スタッフがチームワークを発揮しながら円滑に行ううえで、業務の負担軽減のためのツールとして役立ちます。

介護の現場のチーム力と業務効率化が実現

ナースコール連動型のインカムを導入後は、お世話やケアをおこなっている最中でも業務連絡や情報の共有がスムーズに行えるようになりました。

手が空いていないときでも、大切な情報をスタッフ全員で共有できるようになり、よりそれぞれの作業効率もアップして、入所者さんとかかわる時間もゆとりを持てるようになりましたし、何よりスタッフ全体の動きが円滑になったことでチーム力が増してきました。

介護の現場のチーム力と業務効率化が実現
実例④
リモートワークをおこなううえでの課題「電話対応」を解決

ITを活用したマーケティング事業に取り組んでいるD社は「リモートワーク」を導入し柔軟な働き方を実行している企業です。7名のスタッフは、たとえば通勤時間が1時間以上かかる人や子育て中のスタッフなどはリモートで、またオフィスに出向くことのほうが仕事にメリハリがつくというスタッフはオフィスでなど、それぞれのライフスタイルに合わせた働き方を行っています。

リモートワーク導入後いくつか課題はあったそうなのですが、そのなかでも最も解決すべき点が「お客様から会社にかかってくる電話対応」の問題でした。

出社して仕事をしているスタッフも打合せなどで外出することがあったり、そもそもリモートワークで仕事をしているスタッフ宛に会社にかかってきた電話の対応はどうすればよいか?という問題は、お客様との円滑なやりとりはもちろん、スタッフ間が効率的な作業をすすめるうえでも解決しなければいけない課題となっていたのです。

お客様からかかってきた電話をまるごと【自動通話録音】し、そのまま担当者へ【自動メール転送】

そこで取り入れたのがお客様から会社にかかってきた電話の【自動通話録音】と【自動メール転送】です。

例えばリモートワークで仕事中の◯◯さん宛に会社の電話がかかった際、これまでは出社して仕事中の別のスタッフが電話対応に追われるカタチになっていました。そこで、自動通話録音機能、自動メール転送機能ができるビジネスホンを導入したのです。

たとえば
出社して会社で仕事をしているスタッフが、会社の代表番号にかかってきた電話を受けるとします。

スタッフ:「お電話ありがとうございます。D社です」

お客様:「◯◯さんはいますか?」

スタッフ:「申し訳ありません。あいにく本日は外出しております。」

お客様:「ちょっと急ぎの用件があったので、できれば早めに◯◯さんから連絡もらえると助かります」

スタッフ:「かしこまりました。では◯◯より折り返しご連絡させていただきます」

このお互いのやりとりが、自動通話録音機能によって、電話を取り次いだ最初のところから全て録音されます。そして電話を受けたスタッフはワンタッチで、◯◯さんのスマートフォンへ電話での通話内容をメールで自動転送することができます。

◯◯さんはお客様から連絡が会社宛に入ったことを知らせるメールを確認。リモート
ワーク先や外出先からお客様へと連絡することが可能になります。 

お客様からかかってきた電話をまるごと【自動通話録音】し、そのまま担当者へ【自動メール転送】
リモートワーク導入のために【自動通話録音】と【自動メール転送】をとりいれたメリット

電話対応の問題を【自動通話録音】と【自動メール転送】の機能を活用することで次のようなメリットが生まれました。

  • ①電話を取り次いだスタッフの負担軽減に

    固定電話を受けた人が用件を再度スタッフに伝える必要がないため、電話を受けたスタッフの手間暇を軽減することができます。

  • ②ボタン操作1つで転送。電話でなくメールで内容確認できる

    お客様から預かった用件は、ビジネスホンの転送ボタンを押すだけで、自動で担当者へメール転送できるので非常に簡単に電話の用件を伝えることができます。また転送メールを受け取るという仕組みなので、従来「会社からの電話がよく鳴るけど打合せ等ですぐに受けることができない」という人にとっても大変便利です。

  • ➂伝言ではなく「通話録音」なのでお客様の細かいニュアンスも伝わる

    お客様からかかってきた電話の内容がそのまま自動録音され、お互いのやりとりの内容を聞くことができるので、お客様の細かいニュアンスや緊急度なども把握することができます。

リモートワーク中の人もそうでない人も、みんなが業務に集中できるように

リモートワークを導入するうえで、課題となっていた電話対応の問題もビジネスホンの【自動通話録音】や【自動メール転送】の機能を取り入れたことによって、出社して業務を行うスタッフの負担が軽減できたほか、リモートワークをおこなっているスタッフもお客様からの電話に対する対応の仕方をスムーズにおこなうことができ、結果としてそれぞれの業務に集中できるようになりました。

リモートワーク中の人もそうでない人も、みんなが業務に集中できるように

ビジネスホンの機能を
お客様の困りごとに合わせてチョイスし
提案するのがAIDA LINK

多くの企業で利用されている【ビジネスホン】。実は「電話をかける、受ける」だけではなく、実例でご紹介したように業務を効率化・円滑化できる大変便利な機能が多く備わっているんです。
しかし現状はというと、その便利な機能を使いこなせていない、いや知りもしなかった!という企業が多いのも事実。

もしも、ビジネスシーンでの情報の受発信や共有において…

  • 「社内外との連絡・情報の共有やコミュニケーションをもう少し円滑にしたい」
  • 「業務を少しでも効率化したい」
  • 「社員への負担を減らしたい」
  • 「コストをなるべくかけずに円滑に業務をまわしていきたい」

などの課題があれば、私たちAIDA LINKがお客様の困りごとに最もフィットするITソリューションの提案をさせていただきます。


取り扱いメーカー

ビジネスホンの取扱メーカーは下記のようになります。それぞれにメリットがあり、機能もさまざまなタイプをご用意しております。

  • ●NTTビジネスフォン
  • ●IWATSUビジネスホン
  • ●NECビジネスホン
  • ●NAKAYOビジネスホン
  • ●Panasonicビジネスホン

ビジネスホンの短期レンタル

ビジネスホンは購入・リース以外にも【短期レンタル】というスタイルで利用することができます。

【短期レンタル】とは文字どおり、短期間だけのレンタルのことをいいます。
よくコピー機などでリースという言葉を耳にするかと思いますがリースは比較的長期間の場合に利用される場合が多いのに対し、レンタルは「1年間だけ」「この期間内だけ」などの場合に利用できます。

例えばこんな場合に最適

【短期レンタル】はこんなケースにおすすめします。

長期間にわたる事業ではないが通信機器が必要な場合などは【短期レンタル】は、業務効率はもちろんコストを抑えたいという方に最適です。

とりあえず、事務所に無いと困るなぁ

業務効率化・働き方改革など
御社の【課題解決】にはビジネスホンでは
ない場合もあります!?

ビジネスを効率的におこなえて、スタッフの働き方改革にもつながる製品は何なのか?
という課題解決に対してAIDA LINKは最善の提案を行うため、まずはお客様の業務内容はもちろん何が一番お困りなのか?、何に不便さを感じているのか?などを、きめ細やかににヒアリングさせていただきます。

ですのでときには「ビジネスホンの買い替えをしたいのだけど」
というお客様がいらっしゃったとしても、私どもがしっかりとお話をうかがった結果、そのお客様の課題解決をするために最善なものがビジネスホンではない場合は、他のアイテムをご提案させていただくこともあるかもしれません!
逆にいうと単にビジネスホン「機能」や「価格」だけで製品を選ぶことをオススメしないということです。

最も最適なカタチとは何か?を私たちが責任をもって見極めご提案します。

困りごとを解決できる【価値】を
提案するのが私たちの使命です

価格の安さや新品・中古、機能の多い少ないなどビジネスホン選びにはいろんな選択基準がありますが、私たちが最も大切にしているのは「お客様の抱える課題を解決する」ということ。

なぜならば現状の課題を解決できる製品をご提案できなければ、企業として価値向上や業務効率化にはつながらないからです。
また、業務を行ううえでのお困りごとを解決することは業務効率化、企業の現場を担うスタッフたちの負担やストレスを軽減でき【働き方改革】にもつながっていくのです。

AIDA LINKは、あらゆる企業の課題を一緒になって解決いたします。

困りごとを解決できる【価値】を<br>提案するのが私たちの使命です
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