空調や水道の工事という業種柄、就業時間内はもちろん、17時以降の就業時間外もお客様から急なトラブルの依頼やその他の問い合わせ連絡が多くあるため、A社では17〜19時までは当番制で社員が電話対応をしていました。

さらに隔週土曜日と毎週日曜日が休業日なのですがこの休業日についても、いわゆる「電話番」としてスタッフが当番制で出勤するという仕組みを作られていたのです。

そこでA社に提案させていただいたのがビジネスホンの【時間外転送】です。

これは基本的に就業時間外や休業日の外線を音声ガイダンスを設定し、問い合わせに応じて対応してもらう仕組みになります。

例えば…
営業関連の問い合わせなら「1」、工事関連についてなら「2」などとアナウンスされ、外線をかけたお客様の用件が自動録音されます。

そして、自動録音された用件は1であれば営業担当者、2なら工事担当者の携帯電話へと連絡が入り、各担当者から折り返しお客様に連絡ができるというものです。

もちろん故障など緊急を要する連絡などは、故障担当者に録音内容が自動的に転送される仕組みなので、お客様のご要望を取りこぼすこともありません。

A社にとって時間外転送を導入したことは社員の働き方へのメリットだけではありません。経営という視点からみても大きなメリットがあったのです。

従来おこなっていた当番制は、当然のことながらスタッフには「時間外手当（当番手当）」を支払っていました。しかし導入後は「当番制」の制度がなくなり、会社としても年間の人件費を大幅に削減することができたのです。

もちろん時間外転送に対応するための設備投資などはありましたが、それでも長期的な目線で見ると経営におけるコスト削減へとつながり、大きなメリットのひとつとなったようです。

PHSを利用していた理由としては、工場内のどこにいても内線がつながるのでとても便利という点と、PHS同士や事務所との通話は内線なので無料で通話できるという点でした。

しかしスタッフのなかには、PHSとは別に、打合せなど外出先での連絡ツールとして会社から携帯電話も支給されている方が多く、いわゆる端末の「2台持ち」という状態の人も。これは持ち歩くにもかさばり、不便さを感じていたようです。

…どうでしょう？このようなやりとり。事務員さんは□□さんに外線電話の用件を伝えるために、PHSと携帯の2台に連絡をとるという手間がかかるのです。
このような事例は、B社に限らず日常的に発生している企業様も多いのではないでしょうか。

事務員さんにとっても、電話応対は業務とはいえ、これが一日に何件も行う行為になると考えると、結構な負担になりますよね？

「かかってきた電話を1つの番号ですぐに連絡できたら便利なのに」というB社の課題解決のために取り入れたのが【携帯内線サービス】というものです。

【携帯内線サービス】を利用すれば社内にいても外出先でも、会社携帯で内線発着信や保留・転送などの機能を利用できるというものです。

【携帯内線サービス】の導入をした結果、B社には次のようなメリットが生まれたのです。

社内で電話を取り次いだ人も、連絡を受けた人も、ストレスが軽減し業務効率もアップ

導入前は外線電話がかかってきたときは電話を受けた人は、対象者となる相手に内線で連絡がとれない場合、再度、相手の携帯電話に連絡しなおすという作業をしなければなりませんでしたが、【携帯内線サービス】を導入したことで、内線番号をダイヤルすれば、相手が社内・外出先を問わず連絡できるようになりました。

これで社内で電話を取り次いだ人社員も、その連絡を受ける社員の手間とストレスを減らすことができました。
もちろん、社内間の通話が円滑になったことで、外線からかけてきたお客様など相手の方にも迅速な対応ができ、お客様とのコミュニケーションを良好にすることにもつながりました

そこで導入したのがナースコール連動型の「インカム」です。現在、多くの医療・福祉施設現場で利用されているのがナースコール連動型のPHSコードレスですが、スタッフは情報共有をしたくても看護・介護の主業務で手が空かずPHSからの情報をすぐに聞くことができないという点がありました。

そこで業務の手を止めることなく、各スタッフや患者・入所者の方々との情報共有ができるのが、ナースコールと連動したインカムなのです。

ナースコール連動型のインカムを導入後は、お世話やケアをおこなっている最中でも業務連絡や情報の共有がスムーズに行えるようになりました。

手が空いていないときでも、大切な情報をスタッフ全員で共有できるようになり、よりそれぞれの作業効率もアップして、入所者さんとかかわる時間もゆとりを持てるようになりましたし、何よりスタッフ全体の動きが円滑になったことでチーム力が増してきました。

このお互いのやりとりが、自動通話録音機能によって、電話を取り次いだ最初のところから全て録音されます。そして電話を受けたスタッフはワンタッチで、◯◯さんのスマートフォンへ電話での通話内容をメールで自動転送することができます。

◯◯さんはお客様から連絡が会社宛に入ったことを知らせるメールを確認。リモート
ワーク先や外出先からお客様へと連絡することが可能になります。　

リモートワークを導入するうえで、課題となっていた電話対応の問題もビジネスホンの【自動通話録音】や【自動メール転送】の機能を取り入れたことによって、出社して業務を行うスタッフの負担が軽減できたほか、リモートワークをおこなっているスタッフもお客様からの電話に対する対応の仕方をスムーズにおこなうことができ、結果としてそれぞれの業務に集中できるようになりました。