お客様の会社でお使いのビジネスホンには、留守番電話機能やナンバーディスプレイ機能等、よくご要望頂く機能の他にも、電話応対をより効率的に出来る様な機能も沢山あります。

今回はお客様の意外と知らない便利な機能をご紹介させて頂きます。

  

意外と知らない便利な機能

 

着信お待たせ応答

事務所に人が少ない時や時間帯によっては、電話が集中し対応しきれないといったことがありませんか？

 

最新のビジネスホンには「着信お待たせ応答」機能が標準搭載されておりますので、外線からの着信に一定時間応答出来ない場合、「只今おつなぎしておりますので、もう暫くそのままでお待ちください」といったガイダンスで自動応答することができます。

 

少ない人数でも、今電話がつながっているお客様に落ち着いて対応できますのでとても便利です。

 

 

IVR（音声自動応答）機能

電話応対する社員のスキルや熟練度によっては、お客様からのお問い合わせ内容をきちんとヒヤリング出来ずに、窓口相違で別担当へ取り次いでしまったり、どこの部署への問い合わせか確認する為に保留時間が長くなったりしていませんか？

IVRとは、Interactive Voice Responseから頭文字を取った略となり、音声自動応答システムのことです。

 

この機能を使用すると、電話がつながると、先ずは音声ガイダンスにつながります。

そして発信者が、ガイダンスの指示にしたがって番号を入力すると担当部署につながるというシステムです。

 

 

こちらの機能も最新のビジネスホンには標準搭載されております。

 

ガイダンスの階層も最大で８階層まで振り分けもできるので、音声ガイダンスにて担当部門へのご案内が適切に行えます。

取り次ぎなどでお客様をお待たせする時間を軽減できますので、電話応対の品質向上にお役立ちします。

 

スマートフォンの内線機能

工場や広いオフィスのお客様におかれましては、社員がどこにいるのかわからずに内線で探し回ったり、外線の取次に時間がかかったりしていませんか？

 

また社外へ出る機会の多い営業担当者への連絡の際に、毎回携帯へ連絡していると、通話料が高額となるケースもあります。

スマートフォン（iOS／Android）を内線化し専用アプリケーションをインストールすれば、社内の無線LAN（Wi-Fi）、または携帯のデータ通信網を介して、内線通話が可能になります。

 

どこにいても内線通話が可能となりますので、テレワークの導入に役立ちますし、社外にいても内線でのやり取りとなるため通話料は発生しません。

そのため、月々発生する電話料金の節約にもつながります。

 

 

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いかがですか？

今回ご紹介した機能以外にも、意外と知られていない便利な機能も沢山あります。

ビジネスホンの更新をお考えのお客様や、気になる内容があれば、是非お問い合わせください。