みなさんご存知のようにオフィスなどで見かける電話機【ビジネスホン】

メールやスマホが普及したとはいえ、やはりオフィスには必要な機器ですよね？

ビジネスホンは、実は構造や機能などが家庭用電話機とは異なる性質を持っています。

そこで今日は【ビジネスホン】について詳しくお話します。

そもそもビジネスホンとは？

ビジネスホンとは簡単に言うと、複数の外線・内線を共有して制御できる、業務用の電話システムです。

一般的な家庭用電話機とは収容できる回線数や電話機の数も全く異なります。

ビジネスホンの主装置（交換機）ってなに？

まずビジネスホンには「主装置」というものがあります。

ビジネスホンはこの主装置がなければ動作しません。

主装置は外線と内線、また内線同士をつなぐ、いわゆる「交換機」。

少ない回線を多くの電話機で共有したり、電話帳の番号データの記憶なども行ってくれます。

主装置の内部には電源や外線、内線などの各ユニットや他機能のユニットが収まっている、いわゆるビジネスホンを動かすための「心臓部」にあたるものです。

ビジネスホンと家庭用電話機の違いとは？

ビジネスホンと家庭用電話機は、構造も使い方も大きく異なります。

1回線につき1台が家庭用電話機

【家庭用電話機】とは、1つの外線（1つの番号）で使用するタイプの通信機器のことをいいます。

例えば、家の中に電話機が何台かあったとしても外線は1回線なので、家庭内にある電話機が使用中（通話やFAXなど）だと、他からは発着信できません。

あくまでも1回線1台の利用に限られるのが最大の特徴です。

最近の家庭用電話機の中には、子機を増設できるものもありますが、通話品質があまり良くない点や、FAX受信中などは通話ができません。

複数の回線を複数の端末機で使用できるのがビジネスホン

これに対して【ビジネスホン】は、複数の回線を「主装置」にまとめ、複数の電話機（端末機）へと振り分けることができます。

ビジネスホンが８台ある会社であれば、電話回線数自体が3回線だとしても、8台の電話機で受信することが可能です。

オフィスにビジネスホンを導入するメリット

では、オフィスで家庭用電話機ではなく【ビジネスホン】を利用するメリットはどんなことがあるのでしょうか？

回線を共用して効率よく電話の発着信、転送ができる

少ない回線でも複数の電話機で発着信ができるので、社員数や部屋数などに応じて電話回線を契約する必要がありません。

また、複数の電話機を同時に鳴らすことができるので、例えば多くの電話が掛かる機会の多い業種の企業で、担当者が電話に出ることが出来ない場合でも、他の社員が代わりに電話を取ることができます。

複数の電話番号を１つの電話機で受けることができる

先に述べたように家庭用電話機の場合、1回線で1つの番号を使用しますが、ビジネスホンは複数の電話番号を１つの電話機で受けとることができます。

内線通話できるので業務効率がアップ

社員の内線通話としても利用できるので、フロアが異なるオフィスなどではとても便利です。

また、外線電話が内線を通じて転送できるため、電話の取り次ぎもスムーズに行えます。

通信費のコストダウンが図れる

ビジネスホンは電話回線の数が少なくても、多くの電話機で対応することができますので、電話回線にかかるコストの削減が見込めます。

主要メーカー別ビジネスホンの特徴と価格相場

NTTビジネスホン

日本で販売されているビジネスホンのメーカーのなかでも、NTT西日本、東日本が取り扱っている、根強い人気の【NTTビジネスホン】。

大手メーカーという信頼感と安定感のある機能が人気の理由といえます。

大企業をはじめ中小企業までニーズに応じた柔軟性

多くの回線が必要となる大企業での通信環境から、中小企業向けのビジネスホンに至るまで、オフィスの規模やニーズに応じた豊富なラインナップです。

通信の大手メーカーならではの充実した機能

自社の光回線を利用した「スマートひかりビジネスUC」や、会社の電話にかかったお得意様などからの電話をスマートフォンで受けられる「転送着信ポップアップ」、移動や外出の多い社員の出退勤管理ができる「位置情報確認」など、大手メーカーならではの多彩な機能が搭載されています。

サクサ ビジネスホン

旧・大光電機製作所と旧・田村電機製作所が2004年に経営統合され発足した「saxa（サクサ）」が手がけるビジネスホン。

どちらの旧・製作所も電話機製造の会社ですので、ビジネスホンの製造に関しても、高いクオリティが評価されています。

ビジネスホンに搭載されている機能も他メーカー同等のものだけでなく、緊急地震速報との連動など様々な新機能を取り入れるなど、時代のニーズをいち早くキャッチしたビジネスホンを提供しているのが特徴。

スマホアプリとの連動でビジネスシーンがより効率的に

サクサのビジネスホン「PLATIA」シリーズの最大の特長は、多機能電話アプリとして開発した「MLiner」を利用できる点。

社外でも社内で電話対応するのと同じように、スマートフォンで応答や発信を行うことが可能。

また、スマートフォンの通話定額サービスの利用もでき、通話料金は、通話定額の範囲内で行えるというのもメリットです。

NECビジネスホン

中〜大規模企業まで幅広く導入されているビジネスホン。

利用する規模や用途など、方法に応じてカスタマイズできます。

待機時間の長いオペレーターから順に着信する「待機時間優先ルーティング」などの高機能なだけでなく、利用規模や方法に合わせてカスタマイズすることも可能です。

また、主装置の切り替えも不要なので、増設する予定があるような企業にもおすすめです。

待機することの多いコールセンターなどに

幅広い業界で利用されているNECのビジネスホンですが、特にコールセンターなど待機時間のある業態に人気。

待機時間の長いオペレーターから順に着信する「待機時間優先ルーティング」やオペレーターのスキルレベルによって着信する「スキルベースルーティング」などの機能があるのが特長です。

ナカヨ　ビジネスホン

ビジネスホン市場で約20％のシェアを誇り、日立のOEM生産も請け負うビジネスホンメーカーです。

高性能で品質も良いことから、介護施設や宿泊施設から高い評価を得ているメーカーです。

ナースコールシステム、PHS、事務所用電話機が一体になったシステム提供が人気

ナカヨの「NYC-Si」では、従来の事務所用電話機に加え、PHS電話機やナースコール端末までラインナップされており、それらが全て一体になったシステムの提供をしております。

これにより、介護施設・高齢者施設において、ナースコールシステムや緊急の呼出しシステムを低コストで構築できることで人気のメーカーとなっております。

ビジネスホンの新品と中古品の違いについて

ビジネスホンを検討中の方が新品と中古、どちらのビジネスホンを購入したらよいものかとお悩みの方もいらっしゃると思います。

それぞれの違いや、メリット・デメリットは次のとおりです。

価格面

新品は電話機1台で約3万円前後、中古品だと状態にもよりますが、1台約1万円前後と金額は新品の約1/3程度であることが多いです。

機能面

発着信、保留、留守番、転送などの標準的な機能はほぼ代わりはありません。

しかし、新品の場合は標準機能に加え、さらに便利な機能が付いている場合があります。

品質について

気になるのは中古の品質ですが、見た目は新品同様！とまではいかないものもありますが、きちんとクリーニングは行われているため、よほどの粗悪品出ない限り、外見には問題ない製品が多いです。

しかしながら、かなり古い機種になると、メーカーが生産完了している製品もあり、その場合、修理等ができないというデメリットも考えられます。

耐久性や寿命

新品には法定耐用年数（6年）が設けられていますが、一般的には10年以上は使用可能と言われています。

これに対し中古品の法定耐用年数はありませんが、あくまで「中古」ですので、寿命は機種や状態にもよりますが約5〜6年ほどになります。

保証について

当然ながら新品にはメーカー保証（1年）がついていますが、中古品には保証はありません。

もしも故障したり、破損してしまったりという点を考えたときには、保証の有無は大切な検討要素のひとつになるのではないでしょうか？

どちらもリースはできるの？

新品はリースが可能ですが、中古品は不可になります。

現金一括購入派？それともリース契約派？どちらにもメリット・デメリットはあります 

新品または中古品のどちらにするかだけでなく、ビジネスホンは「現金一括購入」と「リース契約」のどちらが良いのか？という点も、検討中の方にとっては悩めるところだと思います。

ちなみに現金一括購入は、文字どおり、販売店などでビジネスホンを購入することです。

リース契約は、リース会社が購入したビジネスホンを一定の期間「リース契約」し、その期間中、リース料金を支払うというものです。

ビジネスホンを現金一括購入した場合のメリット

リースのような契約期間に縛られない

購入の場合、リースと比較するとどうしてもイニシャルコストが高くなってしまいますが、リースのように契約期間等がありませんので、ビジネスホンを長く愛用できます。

将来、中古品として買い取りも可能

リースの場合、基本的に契約期間終了後は買い取りをしてもらえませんが、購入だと今使っているビジネスホンから新しい機能のついたものに買い替えたいという時も、古くなったビジネスホンは中古品として買い取りしてもらえる場合があります。

実は高そうで購入のほうが結果的に安くなることも!?

リースのほうが圧倒的に安価、というイメージをお持ちの方もいるかもしれませんが、ビジネスホンの利用台数や使用年数によっては、リースと購入でそんなに価格差がなかった…なんていうケースも考えられます。

また、リースには毎月必ず業者の利益が上乗せされているという認識は持っておきましょう。

ビジネスホンを現金一括購入した場合のデメリット

一番のネックはコストが高い

リースと比較すると、当然のことながら購入の一番のデメリットは、やはり費用です。

1台にあたりの台数は４万円程度かかり、さらに主装置の購入費用、工事費などを含めるかなり高額になってきます。

ビジネスホンをリース契約した場合のメリット

初期費用のコストが抑えられるので資金の負担が軽くなる

購入のように一度に高額な費用がかからず、月々のリース料金の支払うだけで良いので、会社資金の負担が大幅に軽くなります。

負担が軽くなれば、資金を効率よく運用できます。

リース期間中にかかる費用が一定で、経費として処理できる

税務上認められている一定のリース期間であれば、月々に支払うリース料金は全額経費として処理できます。

固定資産税の支払い義務がない

通信費にかかる固定資産税も、リースなら機器の所有権はリース会社にあるため、固定資産税等の税金はリース会社が支払います。

リース契約は銀行から借り入れを行うのと同じしくみ

銀行からの借り入れの際、借入枠や担保提供があり、100％の融資を得ることはとても難しいですが、リースなら銀行に借入枠の留保を行ったまま、購入と同様に使用できるので、実質100％で借り入れたのと同じ効果となります。

ビジネスホンの大敵である落雷など災害時の破損や故障のときも安心

ビジネスホンに限らず、電話設備等が故障する原因として多いのが「雷」。

落雷によって電源系統や電話回線が破壊されてしまうと、ビジネスホンが使用できなくなります。

このような落雷をはじめ、火災、盗難などが起こったとき、リースなら損害保険による保証を受けることができます。

ビジネスホンをリース契約した場合のデメリット

途中解約ができない

リース契約とはファイナンス契約（金融取引）となるので、リース期間の中途解約はできません。

どうしても解約をしたい場合は、解約金やビジネスホンの返却を行わなければなりません。

長く利用すると購入とあまり金額差がない場合もある

リース料金にはビジネスホン端末自体の料金の他にも、付随する機器に対する費用、さらにリース会社の利益が含まれています。

長く使えば使うほど、リースにかかる支払いの総額は高くなるので、長年利用するような会社であれば、購入の場合とそれほど金額に差がでない、もしくは購入より割高になってしまった、ということも考えられます。

買い取りができない

リースのビジネスホンの所有者はあくまでもリース会社ですので、たとえリース期間が終わったからと言っても、買い取りはできません。

量販店で購入？プロの業者に頼んだほうが良い？

電化製品等が安価に手に入る量販店。少しでもメーカーで購入するよりも安価にしたいと思うのはご家庭でも企業でも同じですよね？

特に小規模なオフィスや企業の場合、つい自分達で導入して使おう！　とお考えの方もいるかと思います。

しかし、ビジネスホンは家庭要電話機のように、電話線をつなぐだけでは利用できません。

先述のとおり【主装置】が必要です。

もちろんこの主装置は、ご自分たちで設置できる場合もありますが、接続の仕組みなどが、一般的な電話機よりも専門的な知識や技術も要するため、やはりあまりおすすめはできません。

また、もしも故障などが起こった場合のアフターフォローのことなどを考えると、やはりビジネスホン導入に関しては、専門的知識が豊富なプロにお願いすることが望ましいと思います。

ビジネスホンのプロ、AIDA LINKならこんなメリットも！

AIDA LINKはビジネスホンの取扱専門店として、これまで数々の企業・オフィスのビジネスホン導入のお手伝いをさせていただいています。

ビジネスホンの導入件数８００社以上！　豊富な経験と実績があります

AIDA LINKが手がけたビジネスホン導入の台数は、約10,000台以上。

専門的な知識と技術を持つスタッフによる多くの導入実績を持っています。

コンサルティングは無料！プロがオフィスに最適なものを提案します

ビジネスホンは機種によって様々な機能があります。会社の規模や環境、社員のワークスタイルなどに応じて、機種や必要な台数など、最適なものを提案いたします。

もちろんそれらのコンサルティングやお見積は無料です。

下請け業者ではなく自社に専門スタッフが在中。アフターフォローも迅速に対応！

導入にあたっての工事などは、下請け業者ではなく、AIDA LINKの専門スタッフが行います。

また、ビジネスホン導入後の故障や修理など、もしものときも、自社スタッフが迅速に対応・フォローいたします。

ビジネスホンのみならずオフィス機器をトータルでサポートできます

ビジネスホンのみならず、弊社ではコピー機や防犯・監視カメラ、業務用エアコンなどの提案も行っておりますので、オフィス機器のことでお困りのことがあれば、病院でいうところの「かかりつけ医」ならぬ、「かかりつけ店」として、どんなことでもご相談いただけます。

まとめ

ビジネスホンについての構造や導入することのメリット・デメリット、おすすめのメーカー、新品や中古について、購入orリースについてなどについてご紹介しました。

ビジネスホンは企業には無くてはならない存在であることに変わりはありませんが情報が急速に進む中で、そのニーズや機能も、より便利で役立つものへと進化し続けています。

これからビジネスホン導入を検討されている方は、今回の記事を参考に、ビジネスの目的や用途、規模にあった最適な製品を見つけていただければと思います。

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