こんにちは！ 前回のブログ(http://aida-link.com/aida-blog/rent-blog/1478)では、カラー複合機がソフトのメーカーや種類を問わず利用できる点や、オフィスで発生する紙文書の電子データ化についてお話ししました。
今回も、弊社のカラー複合機を利用していただいているお客様からよくいただくご相談のひとつを紹介します。
目次
お客様からのご相談
「先日コピーカウントの請求が届いて、内容をみて驚いたのですが、こんなに使ったかな？というようなカウント数(料金)でした。スキャンの読込みや送信したＦＡＸはカウントに含まれないのは知っているし、こんなに使ってないと思うんだけど・・・。」
という内容でした。そんな時は今一度、コピーカウントをチェックしてみてください！
※SHARP カラー複合機
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コピーカウントを確認することで、細かい利用履歴や詳細確認が可能
今回の相談はお客様の感覚として「こんなに使ってない気がする･･･」との内容で、使った内訳の詳細が分からずに１ヶ月間利用した結果からの相談でした。
当社のレンタル複合機には、機械内部に【使用ログ】という使用履歴が記録として残ります。
このデータには、コピー出力なのかFAX使用なのかプリントアウトなのか、モノクロなのかカラーなのか、更には用紙サイズや使用日時なども詳細に記録されます。
※使用履歴のデータ例
この【使用ログ】データを見ることで、具体的な利用履歴が確認できるので、お客様の感覚的な「こんなに使ってない気がする･･･」というご相談に対して、履歴を見ていただきながら、詳細に解説することが可能になります！
利用履歴データはお客様へお渡しします
利用履歴は、特にプリントアウトの場合は『○月○日、○時○分○秒にどのパソコンから○○データ(ファイル名)を○サイズの用紙で○枚印刷した！』という具体的な内容まで確認できますので使用されたお客様も安心し、納得もしていただけます。
（コピー出力についてはボタンを押して印刷するだけなので日時や枚数の記録は残りますが、誰が操作したかは残りません。ＦＡＸ受信に関しては何処から何枚受信したのかが残ります。）
この利用履歴のデータは一度、複合機のある現地に行って複合機本体から吸い上げて、ＳＤカードやＵＳＢメモリーに入れてお客様へお渡しししています。
ですので万一、コピーカウント数に疑問や不安があったとしても、この利用履歴をご覧いただきながら、当社スタッフがデータの見方や解説などを行いますのでご安心ください。
このサポートを行うことで当社のお客様の約９９％がご理解・ご納得いただいています。
弊社のレンタル複合機はコピーカウント・メンテナンス方式を採用
弊社では、レンタル用カラー複合機のほとんどに『コピーカウント･メンテナンス方式』を取り入れています。
これは、コピー機や複合機を支障なく正常に動作させるための【維持費用】の１つであり、細かく言うと コピーやＦＡＸ受信そしてプリントアウトなどで用紙を印刷した際に「１枚あたり￥○」と設定し、お客様にご負担いただく【メンテナンス料】にあたります。
この料金の中には技術スタッフの訪問出張費や技術基本料、作業費用や部品交換時に発生する部品代、さらにインクに代わるトナー代など、すべてが含まれています。
とてもいろいろな料金が含まれている印象がありますが、逆に言い換えると、「トナーをいくら使っても、技術員が何度訪問しても、どんな部品を何度交換しても、本体のレンタル料金と【コピーカウント料】以外は、まったく費用がかからない！」という事です。
なお、このコピーカウントは毎月決まった日にカウント数値を（電話やデータ自動収集にて）検針して、前月検針数値と差引きして１ヶ月間の利用枚数を算出します。
まとめ
今回ご紹介した内容のご相談は、本当によくいただく、いわば「レンタル複合機あるある」です。
このようなケースにお困りの際は、ぜひ遠慮なくお尋ねください♪
注）なお今回紹介した複合機本体にある『使用ログ』は必要時のみに抽出して集計するモノであり、毎月は対応できませんので予めご了承下さい♪