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紙文書を電子データ化する「文書管理」のススメ
今日は、弊社のレンタル複合機をご利用いただく際に、お客様からよくいただくご質問のなかで「文書管理」についてお話しします。
「文書管理」とは･･･日々の業務で発生する大量の文書を、活用から保存、破棄に至るまで効率的＆適切に処理することをいいます。
近年様々な業態のビジネスシーンにおいて、紙の書類や資料を電子化する「文書管理ソフト」は当たり前に利用されています。
大量の紙データは、かさばって場所も取るし、資料などは欲しい時に探し出すのもひと苦労・・・。
紙データを電子データ化することで、コンパクトに資料を整理・保存でき、必要な時に必要なものだけを簡単に探し出せる、とても便利なパソコン用のソフトです。
弊社のレンタル用カラー複合機はソフトのメーカーや種類を問わず利用できるんです
複合機をご利用のお客様からはよく尋ねられるのが「そちらのカラー複合機は、他社製の文書管理ソフトDocuWorks(ドキュワークス)に対応していますか？」というご質問。
その答えは・・・
「はい！ 大丈夫です、対応しています！」とお答えしています！
ちなみに、DocuWorks(ドキュワークス）とは･･･富士ゼロックス社製の、電子文書と電子化した文書を管理できるオフィス向けの文書管理ソフトウェアのことです。
複合機は1台で、コピーやファクシミリはもちろん、プリンター、スキャナなど、1台で多くの機能が搭載された、オフィスにはなくてはならない存在ですよね。
当社のレンタル用カラー複合機はSHARP製がほとんどですが、ソフトのメーカーや種類を問わずに使用する事ができます。ですのでDocuWorks（ドキュワークス）も十分対応可能です！
ちなみに先に述べた文書管理の「電子データ化」を行うためには、複合機の「スキャナ機能」を使用します。
実はSHARPの複合機でも、富士ゼロックス社製の文書管理ソフトウェアは動きます！
しかしここでもう１つ新たな疑問が生じます！
「文書管理のソフトは他社製なのに、他社製の複合機じゃなくてSHARPの複合機でも問題はないの？」という点です。
※SHARP カラー複合機
レンタル用カラー複合機の詳細はコチラ
答えは同じで・・・
「はい！ 大丈夫です、問題なく使用できます！」
確かに文書管理のソフトは他社製(DocuWorks(ドキュワークス)）を利用した場合も、とても簡単に電子データ化することができます。
手順
- 紙データをSHARPの複合機でスキャナ読込みする
- 紙データを電子データに変換
- 保存先をDocuWorks(ドキュワークス)に設定
- 電子化されたデータがDocuWorks(ドキュワークス)に保存
というスキャナ読込みの設定をするだけでです。
この設定は決して特殊なケースではなく、スキャナしたデータは必ずドコかの保存先を指定する設定を行いますので、その保存先をDocuWorks(ドキュワークス)に指定しているだけなのです。
文書管理を最適にすることはスムーズなオフィスワークのカギ！
先に述べた話は、すでに知っている人にとっては当たり前の機能や操作ですが、「このメーカーでは この機種じゃないとダメ!?」と思っている方には〝新たな手法〟として参考になったのではないでしょうか？
社内の文書管理を最適化することは、円滑な業務を行うための大切なポイントです。
「今後、文書管理をきちんと行いたい」という方はもちろん、「もっと効率的な文書管理を検討しているんだけどどうすればよいのかわからない」など、ご不明な点は、ぜひお気軽にご相談ださいね。
またこのブログ内でも、引き続きお客様から寄せられる様々なご質問を、参考例としてご紹介させていただきます。
円滑なオフィスワークのための問題解決やお手伝いは、弊社へお任せください！