イベントの準備が本格化すると、頭を悩ませるのが山積みの印刷作業です。参加者リストの修正、案内パネルの差し替え、当日の配布資料…。そのすべてが「時間がない、ミスできない、でもコストはかけたくない」という厳しい条件の中で行われます。
「急いで印刷したら紙が詰まった…」
「参加者名簿を直したいけど、印刷屋さんはもう閉まってる…」
「大事なところでインク切れ！でも誰も交換方法がわからない…」
こんなヒヤリとした経験、一度でもありませんか？
実は、こうした小さな印刷トラブルこそ、イベント全体の流れを止め、来場者の満足度を下げてしまう「見えない失敗」の引き金になりかねません。
そんなお悩みを解決し、“効率”も“安心”も手に入れられる選択肢として、今、高性能な複合機を短期間だけ借りる「レンタル」が注目されています。
この記事では、イベント運営に関わる皆さまが、印刷業務の不安から解放され、トラブルに強い現場を実現するための具体的な方法を、分かりやすくご紹介します。
目次
イベントこそレンタル！レンタルのメリット
急な変更も怖くない！「その場で印刷」という絶大な安心感
イベントに急な変更はつきものです。一番のメリットは、何といっても「その場で、すぐに、自分たちで」印刷できること。
外部の印刷会社に頼っていると、「締切時間」や「営業日」に縛られてしまいます。でも、現場に複合機が1台あれば、深夜の急な修正や、当日の追加印刷にもすぐに対応できます。
「いつでも対応できる」という安心感は、運営スタッフの心の余裕につながり、結果として来場者へのより良い対応を可能にしてくれるのです。
プロ仕様の高性能マシンを「いいとこ取り」で使える
「数日間のイベントのために、何十万円もする最新の複合機を買うのは現実的じゃない…」そう考えるのが普通です。
レンタルなら、普段は手が出ないような、印刷が速くて仕上がりも綺麗なプロ仕様の複合機を、使いたい期間だけ利用できます。面倒な設置や撤去も、すべてレンタル会社のプロが担当してくれるので、準備も後片付けもスムーズです。
「まさか」の故障にも万全の備えがある
「もしレンタルした機械が本番で壊れたら…？」という心配もご無用です。
ほとんどのレンタル会社は、電話でのサポート体制や、万一の故障時に代替機をすぐに手配してくれる保守サービスも料金に含んでいます。機械のトラブルという「最悪の事態」に対する保険があると思えば、安心して本番に臨めますよね。
なるほど！他の業界では「借りる」のが当たり前？
実は、この「必要な時だけプロの道具を借りる」という考え方は、他の業界ではすでに常識になっています。
たとえば建設現場では、大きなクレーン車やパワーショベルを自社で買うのではなく、プロジェクトごとにレンタルするのが一般的です。またIT業界でも、自社でサーバーというコンピューターを持つ代わりに、必要な分だけ「クラウドサービス」を借りてWebサイトなどを運営しています。
これらに共通するのは、「専門外のことはプロに任せて、自分たちは一番大事な本業に集中する」という賢い考え方です。イベント運営における印刷も、まさにこれと同じ。専門家の力を借りることで、皆さんは「イベントを成功させる」という本来の目的に、もっと力を注げるようになります。
【導入事例】現場の声が語る「レンタルして、本当に助かった！」
実際にレンタルを活用した現場では、以下のような効果がありました。
全国規模のスポーツ大会
選手や観客、関係者が大勢集まる大規模な大会。会場マップや対戦表、当日の案内など、膨大な量の印刷物が必要になります。
《導入後の効果》
「開催前日に、急遽タイムテーブルの変更が発覚しました。もし自前のプリンターしかなく、印刷会社も閉まっていたら…と考えると、今でも冷や汗が出ます。レンタルしていた業務用複合機のおかげで、夜中のうちに刷り直しを終え、何事もなかったかのように当日を迎えられました。」
急な変更に強いだけでなく、美しいカラー印刷で選手の表彰状や参加証を作成するなど、大会の質を高める上でも大いに役立ったそうです。
学生向け就職フェア
多くの企業と学生が参加する就職フェアでは、会場案内や企業ブースの資料、参加者の名札など、種類も量も多い印刷物への対応が求められます。
《導入後の効果》
「以前は、念のためにと大量に印刷したパンフレットが、イベント後に山のように余ってしまい、コスト的にも心苦しく思っていました。レンタル導入後は『まず最低限を刷り、あとは状況を見て追加する』というやり方に変更。結果、紙の無駄を大幅に減らせましたし、急な出展キャンセルによる資料の差し替えにも慌てず対応できました。運営がスムーズになっただけでなく、環境に配慮しているという姿勢を学生に示すことにも繋がったと感じています」
後悔しないための「賢い選び方＆使い方」
最後に、レンタルを成功させるための具体的なポイントを3つご紹介します。
「たくさん刷る」から「賢く刷る」へ
- 必要最低限の部数をこまめに出力し、無駄をなくす。
- カラー印刷は、注目してほしいタイトルやグラフだけ。本文はモノクロにしてコストを抑える。
- 両面印刷や「2in1印刷（2ページを1枚に）」を活用し、用紙を節約する。
「見落としがち」なチェック項目
- 印刷スピードは十分か？（特に受付など、待たせられない場所で使う場合）
-
現場のネット環境で使えるか？（Wi-Fi対応か、有線LANか）
- 料金にインク代やサポート費は含まれているか？
- 初めて使うスタッフでも操作が分かりやすいか？
ペーパーレスとの「いいとこ取り」
すべての情報を紙で配る必要はありません。詳細情報はQRコードでWebサイトに誘導し、紙では「要点だけ」を伝えるなど、デジタルとアナログを賢く使い分けることで、さらに効率的で質の高い情報提供が可能です。
まとめ：印刷業務の見直しが、イベントの質を大きく左右する
複合機のレンタルは、単なるコスト削減の手段ではありません。それは、予測不能なトラブルから現場を守り、スタッフの負担を軽くし、イベント全体の質と満足度を高めるための「未来への賢い投資」です。
「買う」という選択肢だけでなく、「必要な時だけ借りる」という柔軟な発想を取り入れること。それが、予算も時間もスマートに活用し、あなたのイベントを成功へと導く、大きな一歩となるはずです。
“縁の下の力持ち”である印刷業務を見直すこの機会を、現場の力を最大化するチャンスとして、ぜひレンタル活用を検討してみてください。
取扱機種：イベント運営におすすめのレンタル機種
今回の記事でご紹介したようなシーンで特にご好評をいただいている、代表的な2機種をご紹介します。ご自身のイベント規模や目的に合うか、ぜひ詳細をチェックしてみてください。
MFC-J7300CDW
https://aida-link.com/aida-blog/10242
MFC-J6970CDW
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